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Headhunter-Kosten aus Sicht des CFOs: Buchung, Absetzbarkeit und was die Garantie wirklich wert ist

Autorenbild: Maik Geletneky
Maik Geletneky
20. Aug.
3 Min. Lesezeit

Wenn ich mit Geschäftsführern in der Bike-Industrie über ein Mandat spreche, kommt fast immer irgendwann die Frage: "Wie stellt sich das eigentlich in unserer Bilanz dar?" Verständlich – ein Honorar von 20.000 bis 30.000 Euro für eine Vertriebsleitungsposition ist kein Kleinbetrag, und bevor eine Geschäftsführung unterschreibt, will der CFO oder Steuerberater wissen, wo diese Kosten landen und ob sie sich steuerlich rechnen. Ziehen wir das einmal durch – so, wie es ein CFO tun würde.


Was ein Headhunter kostet

Zur Einordnung: Bei spezialisierter Suche im Executive- und Fachkräftebereich liegt das Honorar branchenüblich bei 20 bis 33 Prozent des Bruttojahresgehalts der zu besetzenden Position, meist erfolgsabhängig und in Raten fällig. Bei einer Position mit 90.000 Euro Jahresgehalt bewegt sich das Honorar also zwischen 18.000 und knapp 29.700 Euro, je nach Vertragsmodell und Exklusivität.


"Das können wir uns nicht leisten" – ein teurer Trugschluss

Viele Unternehmen, die noch nie mit einem Headhunter gearbeitet haben, winken bei dieser Größenordnung pauschal ab. Diese Reaktion vergleicht das Honorar meist mit null – mit der Annahme, die eigene Suche koste nichts. Das stimmt nicht. Die richtige Frage ist nicht "Können wir uns den Headhunter leisten?", sondern "Können wir uns eine weitere Fehlbesetzung leisten?"


Welche Kosten und welchen Arbeitsaufwand ein Headhunter tatsächlich abnimmt

Wer die eigene Rekrutierung ehrlich durchrechnet, muss weit mehr einpreisen als die Anzeigenschaltung: Arbeitszeit der Führungskraft für Sichtung und Interviews, HR-Ressourcen über Wochen, Vorqualifizierung ohne Ergebnis, verlängerte Vakanzzeit mit realem Umsatzverlust – und vor allem die Ansprache passiver Kandidaten, die eine interne HR-Abteilung praktisch nicht leisten kann.


Welche Zielgruppe ein Headhunter erreicht – und die eigene Ausschreibung nicht

Wer aktiv auf Jobportalen sucht, ist per Definition wechselwillig. Die eigentlich interessanten Profile für Führungspositionen sind überwiegend passiv: erfolgreich in ihrer aktuellen Rolle, nicht auf Jobsuche, aber offen für das richtige Angebot über einen vertrauenswürdigen Kanal. Diese Gruppe erreicht eine Stellenanzeige grundsätzlich nicht.


Ist reine Anzeigenschaltung schon Recruiting?

Nein. Eine Stellenanzeige ist ein passiver Kanal, der wartet, dass sich jemand meldet. Recruiting im eigentlichen Sinn bedeutet, Kandidaten gezielt zu identifizieren und anzusprechen. Wer eine Führungsposition ausschließlich über eine Anzeige besetzen will, lässt den größten Teil des relevanten Marktes von vornherein außen vor.


"Nur ein CV? Das haben Sie doch eh schon in Ihrer Datenbank"

Bezahlt wird nicht der CV. Bezahlt wird, dass die Person überhaupt bereit ist, zu sprechen – über Vertrauen, das über Jahrzehnte gewachsen ist, nicht über ein Datenbankfeld. Diese "Datenbank" ist auch nicht kostenlos: LinkedIn-Recruiter-Lizenzen liegen im niedrigen fünfstelligen Bereich pro Jahr, und vom Honorar selbst gehen Löhne, Steuern, Sozialabgaben und Versicherungen ab. Der CV ist das Ergebnis. Bezahlt werden Zugang, Vorqualifizierung, Infrastruktur und das Risiko, das dem Auftraggeber abgenommen wird.


Wie die Kosten gebucht werden

Honorare für externe Personalsuche sind Personalbeschaffungskosten und werden als Betriebsausgabe erfasst, nicht aktiviert – ein neuer Mitarbeiter ist kein Vermögensgegenstand. Die Kosten sind sofort und in voller Höhe im Jahr der Zahlung abzugsfähig. Die frühere HGB-Position "außerordentlicher Aufwand" gibt es seit der BilRUG-Reform 2016 nicht mehr als eigene GuV-Zeile – Headhunter-Kosten sind laufender, ordentlicher Geschäftsaufwand.


Sind Headhunter-Kosten steuerlich absetzbar?

Ja, uneingeschränkt. Nach § 4 Abs. 4 EStG sind Betriebsausgaben alle betrieblich veranlassten Aufwendungen. Es gibt keine Deckelung und keine Voraussetzung, dass die Suche erfolgreich sein muss.


Umsatzsteuer: der Unterschied bei einem Headhunter mit Sitz in Zypern

Inländische Headhunter stellen ihr Honorar meist mit 19 Prozent Umsatzsteuer in Rechnung – netto kostenneutral für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen, aber mit Liquiditätsbindung und Zusatzbuchung verbunden. Bei Sentinel Sports mit Sitz in Paralimni, Zypern, entfällt das: Als grenzüberschreitende B2B-Dienstleistung greift das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer gestellt, der deutsche Auftraggeber verrechnet sie direkt selbst – keine Vorfinanzierung, keine Wartezeit auf Erstattung.


Der Vergleich, der eigentlich zählt: Headhunter vs. eigene Rekrutierung

Steuerlich unterscheiden sich Headhunter-Honorar und eigene Rekrutierungskosten praktisch nicht – beides volle Betriebsausgabe. Der Unterschied liegt im Risiko: Bei einer Fehlbesetzung in der eigenen Suche sind die Kosten schlicht verloren, ohne vertraglichen Auffangmechanismus. Bei einer Suche mit Garantie – bei mir 18 Monate für Executive Search auf C-Level, 3 bis 6 Monate darunter – ist die zweite Suche im Fehlerfall bereits bezahlt.


Fazit

Steuerlich gibt es zwischen Headhunter-Honorar und eigener Rekrutierung keinen Unterschied. Der Unterschied entsteht im Ernstfall: Wer selbst sucht und daneben liegt, zahlt die Fehlbesetzung ein zweites Mal aus eigener Tasche. Wer mit Garantie sucht, hat dieses Risiko bereits mit eingekauft.


Sprechen Sie mit jemandem, der die Position selbst kennt – 30 Minuten, ehrliche Einschätzung.


Kontakt: Maik Geletneky, Inhaber · Industry Insider · +49 151 44 56 47 18 · mg@sentinel-sports.eu


Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.


Quellen/rechtliche Grundlagen:


 
 
 

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